Verzamelen van persoonlijk gegevens

Versie : 17 november 2023

Deze verklaring over het verzamelen van persoonlijke gegevens moet worden gelezen in combinatie met onze verklaring over het privacybeleid.

Als onderdeel van het algemene regelgevings- en bestuursbeleid van VTech voldoen wij aan de vereisten van de Personal Data (Privacy) Ordinance (PDPO) van de SAR Hongkong. Zoals reeds vermeld in onze privacy verklaring, informeert deze verklaring over het verzamelen van persoonlijke gegevens de betrokkenen (zoals gedefinieerd onder de PDPO) over de doeleinden waarvoor de persoonlijke gegevens worden verzameld, aan wie deze worden doorgegevens en wie verzoeken om toegang tot en correctie van gegevens moet afhandelen. 

Deze verklaring is oorspronkelijk opgesteld in het Engels en vertaald naar het Nederlands. In het geval van tegenstrijdigheden tussen de Engelse en de vertaalde versie, wordt de Engelse versie aangehouden.

1. Soorten verzamelde persoonlijke gegevens

Algemeen 
In het algemeen, afhankelijk van de aard  van de relatie1 tussen de betrokkene en ons, omvatten de persoonsgegevens die door ons worden verzameld en/of bewaard2: 

1. basisidentificatie en persoonlijke informatie (zoals naam en geslacht); 
2. contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer); en
3. informatie verzameld door middel van cookies (inclusief maar niet beperkt tot bezochte webpagina's en gekozen opties). 

Het is vrijwillig voor de betrokkene om de door ons gevraagde persoonsgegevens te verstrekken. Als de betrokkene echter nalaat de vereiste persoonsgegevens te verstrekken of als de verstrekte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen we het verzoek van de betrokkene mogelijk niet verwerken.

Klanten
Voor betrokkenen die onze klanten zijn, omvatten aanvullende persoonsgegevens die door ons worden verzameld en/of bewaard:

1. Postadres.

Het is voor klanten vrijwillig om de door ons gevraagde persoonsgegevens te verstrekken. Als een klant echter nalaat de vereiste persoonlijke gegevens te verstrekken of als de verstrekte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen we mogelijk niet doorgaan met een aankooporder of bepaalde diensten aan de klant leveren. 

Contract partners
Voor betrokkenen die onze contract partners zijn, omvatten aanvullende persoonsgegevens die door ons worden verzameld en/of bewaard:

1. zakelijk adres; 
2. zakelijk telefoonnummer; en
3. persoonsgegevens van de personen die voor hen optreden en namens hen met onze communiceren.
   

Leveranciers en zakenpartners verstrekken de door ons gevraagde persoonsgegevens op vrijwillige basis. Als leveranciers of zakenpartners echter niet de vereiste persoonlijke gegevens verstrekken of als de verstrekte persoonlijke gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen we mogelijk niet doorgaan met een potentiële zakelijke transactie of het voltooien van een dergelijke transactie met hen.

Sollicitanten
Voor betrokkenen die solliciteren naar een baan omvatten aanvullende persoonsgegevens die door ons worden verzameld en/of bewaard:

1. academische certificaten en transcripten;
2. functie-referenties; 
3. lidmaatschap van beroepsorganisaties en kwalificaties; en
4. andere informatie op het sollicitatieformulier.

Over het algemeen is het vrijwillig voor sollicitanten om de door ons gevraagde persoonlijke gegevens te verstrekken. Het verstrekken van bepaalde persoonlijke gegevens is echter verplicht voordat een sollicitatie in behandeling kan worden genomen. Als een sollicitant de vereiste persoonlijke gegevens niet verstrekt of als de verstrekte persoonlijke gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan een dergelijke sollicitatie niet worden geaccepteerd of verwerkt.

Werknemers
Voor betrokkenen die werknemers zijn, omvatten aanvullende persoonsgegevens die door ons worden verzameld en/of bewaard:

1. bankrekeningnummers;
2. medische of gezondheidsgerelateerde informatie; en
3. gegevens en dossiers over tewerkstelling of indiensttreding.

Werknemers zijn verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken bij aanvang van hun dienstverband en gedurende de gehele duur van dat dienstverband. Als zij de vereiste persoonsgegevens niet verstrekken of als de verstrekte persoonsgegevens onnauwkeurig of onvolledig zijn, is het mogelijk dat wij sommige van onze taken op het gebied van persoonszaken, administratie en management, waaronder het verstrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden, niet kunnen uitvoeren.

2. Doeleinden waarvoor persoonlijke gegevens worden verzameld en bewaarperiode

Algemeen
In het algemeen, afhankelijk van de aard van de relatie tussen de betrokkene en ons, worden de persoonsgegevens gebruikt voor doeleinden zoals:

1. onze levering van goederen en diensten;
2. behandeling van vragen of klachten; en
3. alle andere doeleinden die redelijkerwijs verband houden met bovenstaande.

We bewaren de persoonlijke gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden van verzameling (zoals in het geval van klanten en contract partners) tenzij een langere bewaarperiode vereist of toegestaan is door toepasselijke wet- en regelgeving.

Klanten
De persoonlijke gegevens van klanten worden gebruikt door aanvullende doeleinden, waaronder:

1. algemeen marketingonderzoek 
2. planning van promotie-evenementen
3. direct marketing waarvoor de betrokkene toestemming heeft gegeven; 
4. registratie van productgaranties; en
5. alle andere doeleinden die redelijkerwijs verband houden met bovenstaande.

Contract partners
De persoonlijke gegevens van leveranciers en zakenpartners zullen worden gebruikt voor aanvullende doeleinden, waaronder:

1. beoordeling van kredietwaardigheid;
2. planning van productieplan en bedrijfsuitbreiding; en
3. alle andere doeleinden die redelijkerwijs verband houden met bovenstaande.

Sollicitanten
De persoonlijke gegevens van sollicitanten zullen worden gebruikt voor aanvullende doeleinden, waaronder:

1. beoordeling van geschiktheid voor een vacature of andere geschikte functies;
2. het verkrijgen van referenties;
3. verificatie van identiteit en kwalificaties;
4. vaststelling van het voorlopige salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden die aan een geselecteerde sollicitant worden aangeboden;
5. alle andere doeleinden die redelijkerwijs verband houden met bovenstaande.

Persoonlijke gegevens van afgewezen sollicitanten worden 6 maanden na afwijzing van de sollicitatie vernietigd.

Medewerkers
De persoonlijke gegevens van werknemers worden gebruikt voor aanvullende doeleinden, waaronder:

1. het mogelijk maken van personeelsmanagement, -planning en -supervisie;
2. het beheren van tewerkstellings- of aanstellingsgerelateerde rechten, vergoedingen, loonlijsten en voordelen;
3. het opstellen van belastingaangiften en wettelijke deponeringen; en
4. alle andere doeleinden die redelijkerwijs verband houden met het bovenstaande.

We bewaren bepaalde persoonlijke gegevens van werknemers wanneer ze niet langer bij ons in dienst zijn, en dergelijke gegevens worden niet langer dan zeven jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard. Dergelijke gegevens zijn nodig voor resterende arbeidsgerelateerde zaken met betrekking tot pensioenuitkeringen en om ons in staat te stellen aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

3. Overdracht van persoonlijke gegevens

In het algemeen, afhankelijk van de aard van de relatie tussen de betrokkenen en ons en in verband met de doeleinden van het verzamelen, kunnen wij uw persoonsgegevens alleen aan derden overdragen indien dit noodzakelijk is, waaronder:

1. entiteiten die door ons zijn ingeschakeld voor het leveren van diensten en goederen; en
2. bevoegde overheids-, wettelijke, regelgevende, handhavings- of gerechtelijke autoriteiten die rechtsbevoegdheid over ons hebben.

Klanten
Wij kunnen de persoonsgegevens van klanten doorgeven aan aanvullende derden, waaronder entiteiten die door ons zijn ingeschakeld voor het leveren van: 

1. reparatie- en vervangingsdiensten; en
2. levering, technologie en onderhoudsdiensten.

Contract partners
Wij kunnen de persoonsgegevens van contract partners doorgeven aan derden, waaronder:

1. banken; en
2. autoriteiten die de vereiste registratie van de zakelijke relatie tussen ons en de contract partners verwerken.

Sollicitanten
Wij kunnen de persoonsgegevens van sollicitanten doorgeven aan derden, waaronder:

1. voormalige werkgevers en academische instellingen; en
2. dienstverleners die door ons worden ingeschakeld voor het uitvoeren van achtergrondcontroles.

Werknemers
Wij kunnen de persoonsgegevens van werknemers doorgeven aan derden, waaronder:

1. banken; en
2. verzekeraars en hun agenten;
3. medische en tandheelkundige praktijken; 
4. dienstverleners zoals externe advocaten en andere professionele adviseurs; en
5. fondsbeheerders of managers van voorzorgsfondsen.

4. Verzoek om toegang tot gegevens en verzoek om correctie van gegevens

Een betrokkene heeft het recht om een verzoek in te dienen voor toegang tot of correctie van gegevens conform de PDPO. Dergelijke verzoeken moeten per post of e-mail worden verstuurd naar onze functionaris voor gegevensbescherming, waarvan de contactgegevens aan het eind van deze verklaring worden vermeld. Voor verzoeken om toegang tot gegevens kunt u ons een ingevuld formulier sturen dat beschikbaar is op www.pcpd.org.hk/english/publications/files/Dforme.pdf. We zullen de aanvragen binnen 40 kalenderdagen na indiening van het verzoek op de hoogte stellen van het resultaat en zullen een reden geven als het verzoek wordt geweigerd. We kunnen een redelijke vergoeding vragen voor verzoeken om toegang tot gegevens.

Per post:

VTech Holdings Limited
23e Floor, Tai Ping Industrial Centre, Block 1
57 Ting Kok Road, Tai Po
New Territories 
Hong Kong
Attn: Data Protection Officer

Per e-mail: 
privacy@vtech.com PrivacyBenelux@vtech.com

Opmerkingen:
1: De categorieën: klanten, contract partners, sollicitanten en werknemers.
2: De gegeven voorbeelden dienen alleen ter illustratie en alle woorden na de term ''inclusief'', ''omvatten'', ''in het bijzonder'', ''zoals'' of een soortgelijke uitdrukking moeten worden opgevat als illustratief en beperken niet de betekenis van de woorden, beschrijving, definitie, zin of term die aan deze termen voorafgaan. Het verzamelen en de daarmee verband houdende doeleinden en het bewaren van de persoonsgegevens en de reikwijdte die verder gaat dan die welke in de illustratie worden genoemd, zullen alle beginselen van gegevensbescherming in acht nemen die in de PDPO zijn opgenomen.